はい、みなさまこんにちは( ﾟДﾟ)！
工事関係者の方は、書類作成もそれはそれで
結構大変な作業であることがご理解いただけるとは思いますが、
その工事書類作成の作業風景の一コマを今回ご紹介です(‘ω’)
入札で落札した案件では、
金額の大小関わらず、必ず、書類作成の必要がでてきます(*’ω’*)
請負った案件の担当課によっても結構書類の量はかわります(‘ω’)
電気工事で、高圧電気改修工事などの案件の場合、
現場仕事としては、停電させて復旧するまでを一日で行うことが
ほとんどなので、
現場作業はたったの一日なのに、
書類を作成し、現場調査や材料手配などの準備にかける期間を
含めて、１か月も２か月も時間を費やすこともあります(; ･`д･´)
私の場合、施工管理は自分一人でやっているため、
下手したら、２週間ほどずっとパソコンの前で座りっぱなし、、
みたいな感じになります(; ･`д･´)
パソコンに慣れると、パソコンってひたすら、手や指、そして目を
使うのに対して、
パソコン以外の事務作業、例えば、
ハンコを押す、とかA３用紙をコピーして、
そのＡ３用紙を半分に折ったりする。。など
パソコンでは出来ない手作業が、逆にとても時間がかかり、
ロスになることはもちろん、モチベーションが下がります(; ･`д･´)
その中で、私が一番嫌いな作業が、
まとめるファイルにテプラーでシールを貼ったり、
インデックスにテプラーで項目を書いたりして貼る作業です(; ･`д･´)
この作業をするには、まず机の上を綺麗に整理整頓して
作業スペースを確保しないといけません(; ･`д･´)
、、ということは、いろんな工事書類が分けて重ねて置いてたり
するものを、さらに分別したり、他の棚や椅子の上などに移動した
りといった作業が必要になり、
そこで、頭と労力を使うのも大変なのですが、
自分のデスク上ではスペースが足りないので、
応接用の机と椅子を用いて、拡げて作業します(*’ω’*)
社長や事務員さんはモノを大事にする派で
【捨てれない】症候群です(-_-メ)
なので、毎日いろんな郵便物やFAXが届きますが、
この机は、放っておくとすぐに散らかります(*’ω’*)
なにか、そこで見たり確認したら、とりあえずそこに置いた
ままにしておいて、
それが積み重なっていくといった感じです(; ･`д･´)
、、で、銀行の方やお客様が訪問した際は、机にあるものは
とりあえず横や他の棚に移動して、、
、、そして、それもそのまま忘れられていくこともあります(; ･`д･´)
気づいたら、自分が要るものと要らないものを分別して
片づけるように心掛けていますが、
この応接スペースを片付けるところから始めないと、
ファイル制作がはじまらないこともストレスなので
やる気がでない要因の一つなのかもしれません(; ･`д･´)
このペン立て、、
ボールペンや蛍光ペンなどいろいろ詰まっていますが、、
すぐ横にまたペン立てがあって、同じようにボールペンなど
入っている、、
私からしたら、ペン立てこんなに要らないΣ(; ･`д･´)
、、そもそもペンとかもそんなにこの場所で要らないΣ(; ･`д･´)
、、という風にそもそも整理が下手なんですね(-_-メ)
私は、要らないと思ったものは、容赦なくその場でゴミ箱に
投入します(; ･`д･´)
①要るものは置いて置く、
②要らないものは捨てる、
③そして、要るものを整理したり並べる
この工程の①．②が、できない人は、モノにあふれて、
どんどんモノにあふれて整理整頓する要素も常に多く、
無駄な作業に毎回苦しむことになります(; ･`д･´)
そして、
④使ったら元の場所に戻す
④ができると、できないで、無駄に整理整頓や清掃をする
時間がぐんと減ります(; ･`д･´)
これは、工事現場内でも同じで、
職長教育などを受けられた方は、教えてもらうわけですが、
現場内がちらかっていると、
不必要な材料を、注文したり、
必要な時、材料や道具が無くて困ったり、
つまづき、転倒などの災害を招いたりします(; ･`д･´)
５Ｓ運動 っていう言葉を知らない人、
これは職場環境をよりよくするために基本的なことなので
しっかり把握しましょう(; ･`д･´)
「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「しつけ」
この５つのＳを心掛けましょう(; ･`д･´)
さて、本題に戻りますが、
作業スペースを確保して、やっとこさファイル造りにはいる
わけですが、
書類は工事ごとにできるだけ一つにまとめます(; ･`д･´)
積算した資料や契約書類や施工計画書など、さまざまな資料が
有りますが、その都度ファイル作ってたら、どれがどのやつで、、
ってテプラー貼ってファイル作るのもしんどいし、
現場での手荷物も増えてしまいます(; ･`д･´)
その工事での必要書類の数はだいたい把握できるので、
何センチ幅のバインダーにするかを選定します(‘ω’)
バインダーというか、リングファイルで綴じます(‘ω’)
で、施工計画書を工事前に作成しますが、
最終的には、その計画書関係書類は、
【完成図書】 として、ひとまとめにします(*’ω’*)
なので、施工計画書のファイルは最後提出時には必要なくなる
ということで、
そんなに高くて良いファイルを使用しなくてもいいのです(‘ω’)
今回は、２案件が同時に施工する案件なのですが、
このように、完成図書と施工計画書、、
テプラーを貼る作業を一回で終わらせるために、
２案件分の 【提出用】と【控え（弊社用）】 の４ファイルを
完成図書と施工計画書の分それぞれ作成するので、
８ファイルのテプラーを先に一緒に貼っていきます(*’ω’*)
【令和４年度】 とか 【施工業者：〇〇、、】
といった共通のワードは、
完成図書と施工計画書、どちらにも当てはまる為に、
テプラーを入力したら、一気に４枚や８枚印刷したほうが、
また完成図書作成時に同じ作業をしなくて済むというわけです(; ･`д･´)
その【令和４年度】 ひとつにしても、
表紙の前に貼る分と、そして、横の見出し部分に貼る分と
縦書きと横書きに変えて、また８枚、一気に印刷すれば
１６回、【令和４年度】ていちいち別の日に入力する手間が
省けますね(; ･`д･´)
テプラーって、パソコンとは違って、語句変換能力が弱かったり、
反応が遅いので、ゆっくりゆっくりタイピングしないといけない
のです(; ･`д･´)
それがけっこうストレスなので、私の場合は、
必要なシールを枚数分全部作ってしまいます(*’ω’*)
特に、工事名称なんて、長いものは、このように、縦横
一気に印刷してしまえば効率が良いわけです(; ･`д･´)
そして、あとはそれぞれ張り付けていくことになります(*’ω’*)
一気に印刷してシールを作るから時間はかかりますが、
私はこの作業が嫌いなので、一回で終わらせたいのです(; ･`д･´)
施工計画書関係が出来上がります(*’ω’*)
そして、次は完成図書のファイルも作ってしまいます(; ･`д･´)
サイズが大きくなりそうなときは、貼らずに
シールだけ保管しておきます(; ･`д･´)
施工計画書関係のデータをだいたいさきにパソコンで作成して
いると、完成時に必要な書類の量も必然的に決まってきますので
書類の量はおおむね把握できてしまいます(; ･`д･´)
はい、これで、２件分の計８ファイルが出来上がりました(‘ω’)
施工計画書関係の書類や、契約時の書類などをインデックスや
鏡のページをつけたりして、ひとまとめにしていきます(‘ω’)
このインデックスのシールとテプラーも細かい作業になるので
早めに終わらせときたいところです(; ･`д･´)
こうして、必要な書類をコンパクトにまとめることが
出来ました(‘ω’)ノ
ファイルが無いと、綴じれないので、あっちこっちに置いては
どこにおいたかわからなくなるために
このファイル作成作業はけっこう重要なくせに面倒なので
大変です、、という話でした(; ･`д･´)
